Renhold for bedrifter: påseplikt, kontrakt og dokumentasjon

Hvem gjelder pliktene for?

Forbudet mot å kjøpe fra virksomheter som ikke er godkjent gjelder alle kjøpere. For virksomheter som kjøper renhold kommer i tillegg informasjonsplikt og påseplikt. Påseplikten gjelder ifølge Arbeidstilsynet bare der kjøperen driver næringsvirksomhet, og den gjelder ikke dersom det benyttes underleverandør.

Les Arbeidstilsynets egen veiledning hvis dere er usikre på hvordan reglene gjelder for akkurat deres virksomhet.

1. Kontroller godkjenningen før avtalen

Søk opp leverandøren i Renholdsregisteret på organisasjonsnummer. Dokumenter kontrollen: organisasjonsnummer, status, dato og hvem som gjorde den. Gjør det samme for eventuelle underleverandører.

2. Informasjonsplikt i kontrakten

Kontrakten skal informere om at renholderne minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkårene som følger av forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsbedrifter. Oppdaterte minstelønnssatser finnes hos Arbeidstilsynet.

3. Påseplikten

Påseplikten betyr at dere skal påse at leverandøren faktisk følger allmenngjøringsforskriften. I praksis innebærer det å be om dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår, vurdere den, og følge opp hvis noe ikke stemmer.

4. Dette skal og bør stå i kontrakten

Arbeidstilsynet oppgir at virksomheter som kjøper renhold skal kontraktsfeste:

• Plikt for leverandøren til å gi tilgang til informasjon og dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene for renholderne.
• Sanksjoner ved brudd, som heving, tilbakeholdelse av vederlag og regress.

I tillegg anbefaler Arbeidstilsynet krav om at leverandøren er godkjent, at alle renholdere har gyldig HMS-kort for renhold, og at leverandøren varsler dersom den mister godkjenningen eller skifter underleverandør.

5. Samordning og HMS

Etter arbeidsmiljøloven § 2-2 har kjøpere plikter også overfor andre enn egne ansatte. Dere må samarbeide med renholdsleverandøren for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø – for eksempel om tilgang, sikkerhetsrutiner, kjemikalier, alenearbeid og tidspunkt for renholdet.

6. Beskriv leveransen

Juridiske krav er ikke nok – avtalen må også beskrive hva som skal leveres:

• Areal, romtyper og soner med ulik frekvens.
• Daglige, ukentlige og periodiske oppgaver.
• Tidspunkt: før, under eller etter arbeidstid.
• Forbruksmateriell og hvem som leverer det.
• Kvalitetsnivå, kontrollmetode og avvikshåndtering.
• Kontaktpersoner hos begge parter.

7. Følg opp avtalen

Kontroller godkjenningen jevnlig gjennom avtaleperioden, og alltid ved bytte av leverandør eller underleverandør. Ta opp kvalitet og avvik i faste møter, og arkiver dokumentasjonen. Hvis leverandøren mister godkjenningen, må dere vurdere å avslutte avtalen.

Praktisk sjekkliste for innkjøper

• Søk opp leverandør og eventuelle underleverandører i Renholdsregisteret, og arkiver resultatet med dato.
• Ta inn informasjon om lønns- og arbeidsvilkår etter allmenngjøringsforskriften i kontrakten.
• Kontraktsfest rett til dokumentasjon og sanksjoner ved brudd.
• Kontraktsfest krav om godkjenning, HMS-kort og varsling ved endringer.
• Avtal samordning av HMS og rutiner for tilgang og sikkerhet.
• Be om og vurder dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår.
• Sett opp faste oppfølgingsmøter og ny statuskontroll jevnlig.

Hva slags dokumentasjon kan dere be om?

Arbeidstilsynets veiledning om påseplikten beskriver hvordan kjøpere kan følge opp. Typisk dokumentasjon kan være oversikt over renholdere som jobber på oppdraget, deres HMS-kort, og dokumentasjon som viser lønn og arbeidstid. Dere bør vurdere dokumentasjonen, ikke bare samle den inn, og følge opp hvis noe tyder på at vilkårene ikke er i tråd med forskriften.

Kontorvask, bedriftsrenhold og byggvask

Pliktene gjelder uansett hvilken type renhold dere kjøper – daglig kontorvask, bredere bedriftsrenhold eller byggvask etter et prosjekt. Ved korte engangsoppdrag er det lett å hoppe over kontrollen. Gjør det likevel: et søk i Renholdsregisteret og et par setninger i bestillingen tar kort tid og gir trygghet.

Kort oppsummert

Bedrifter skal kjøpe renhold fra godkjente virksomheter, informere om lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten, kontraktsfeste rett til dokumentasjon og sanksjoner, og – når de driver næringsvirksomhet – påse at vilkårene følges. Dokumenter kontrollene, gjenta dem jevnlig og ved endringer, og samarbeid med leverandøren om HMS. Arbeidstilsynets egne sider og guide for virksomheter er den endelige kilden når dere er i tvil om hvordan reglene gjelder for dere.

Vanlige spørsmål