Trappevask i borettslag og sameier: slik lager styret et godt anbud

Kartlegg fellesarealene

Begynn med en oversikt som alle tilbydere kan regne på:

• Antall oppganger, etasjer og trappeløp.
• Heiser, inngangspartier, postkasserom og vindfang.
• Kjeller, boder, sykkelrom, vaskeri og søppelrom hvis de skal inngå.
• Gulvtyper – stein, terrazzo, linoleum, tre – og eventuelle matter.
• Rekkverk, vinduer, glassdører og lysarmaturer.
• Bruksmønster: antall beboere, barnevogner, sykler og hunder.

Legg ved plantegninger eller bilder hvis dere har det. Det gir mer presise og sammenlignbare priser.

Lag en renholdsplan

Renholdsplanen beskriver hva som skal gjøres og hvor ofte. Skill mellom løpende renhold (for eksempel støvsuging og vask av trapper) og periodisk renhold (som vask av vegger, rekkverk, vinduer og gulvbehandling).

• Frekvens per område – ukentlig, annenhver uke, månedlig eller årlig.
• Hvilke oppgaver som inngår hver gang.
• Periodiske oppgaver og når på året de skal gjøres.
• Ønsket kvalitetsnivå, gjerne med bilder eller eksempler.

Ta høyde for sesong

Vinteren gir grus, salt og vann inn i oppgangene. Mange borettslag trenger hyppigere vask og ekstra mattebytte i vintermånedene, og en grundig vask om våren. Beskriv dette i anbudet, slik at tilbudene tar det med og dere unngår tilleggsfakturaer.

Anbudsprosessen

En ryddig prosess gjør det lettere å begrunne valget overfor beboerne:

• Send samme anbudsgrunnlag til flere godkjente leverandører.
• Gi en frist og en kontaktperson i styret.
• Tilby befaring, slik at alle får samme informasjon.
• Be om pris per måned og per år, med mva, og pris for tilleggsoppgaver.
• Sammenlign omfang, kvalitetssikring og vilkår – ikke bare pris.
• Dokumenter vurderingen i styreprotokollen.

Krav til leverandøren

Det er ulovlig å kjøpe renhold fra virksomheter som ikke er godkjent, og det gjelder også borettslag og sameier. Kontroller statusen i Renholdsregisteret før dere signerer, og noter dato for kontrollen.

Arbeidstilsynet anbefaler å kontraktsfeste at leverandøren skal være godkjent, at renholderne har gyldige HMS-kort, og at leverandøren varsler om tap av godkjenning eller bytte av underleverandør. Påseplikten for lønns- og arbeidsvilkår gjelder kjøpere som driver næringsvirksomhet; er styret usikkert på om det gjelder dem, bør de lese Arbeidstilsynets veiledning eller spørre forretningsfører.

Kvalitetskontroll og avvik

• Avtal hvordan beboere og styret melder avvik – én kanal er best.
• Avtal en frist for når avvik skal rettes.
• Be om renholdslogg eller avkrysning i oppgangen.
• Gjennomfør befaring med leverandøren et par ganger i året.
• Ha vilkår for oppsigelse ved gjentatte avvik.

Vanlige feil

• Uklart omfang, slik at tilbudene ikke kan sammenlignes.
• Ingen plan for vinterhalvåret.
• Ingen kontroll av godkjenning ved leverandørbytte.
• Ingen fast rutine for avvik og oppfølging.

Informer beboerne

Trappevask er en av de mest synlige tjenestene i et borettslag, og beboerne merker raskt om kvaliteten endrer seg. Informer om hvem som er ny leverandør, hvilke dager det vaskes, og hvordan avvik skal meldes. Be beboerne holde trapper og ganger frie for sko, sykler og barnevogner på vaskedagene, slik at renholderne kommer til.

Avtalens lengde og oppsigelse

En avtale på ett til tre år gir leverandøren forutsigbarhet og styret mulighet til å evaluere. Avtal en prøveperiode eller en første evaluering etter noen måneder, oppsigelsestid for begge parter, og hvordan prisen kan justeres. Ta inn at gjentatte, dokumenterte avvik som ikke rettes gir grunnlag for å si opp avtalen.

Tilleggstjenester å vurdere

Mange leverandører av trappevask kan også tilby:

• Vindusvask i oppganger og fellesarealer.
• Periodisk gulvbehandling som boning eller polering.
• Vask av heiser, garasjer og boder.
• Matteservice med bytte av matter i inngangspartiene.
• Ekstravask etter dugnad eller arrangementer.

Be om pris på aktuelle tillegg i anbudet, så dere slipper nye forhandlinger senere.

Kort oppsummert

Styret får best resultat med en tydelig kartlegging av fellesarealene, en renholdsplan som tar høyde for vinteren, og en ryddig anbudsprosess med samme grunnlag for alle. Velg en leverandør som er godkjent i Renholdsregisteret, kontraktsfest krav om godkjenning og HMS-kort, og avtal hvordan avvik meldes og rettes. Følg opp med jevnlige befaringer, og dokumenter både valg og oppfølging i styrets protokoller, slik at et nytt styre kan overta arbeidet uten å starte på nytt.

Vanlige spørsmål