Slik sammenligner du tilbud fra renholdsbedrifter

Steg 1: Skriv en oppdragsbeskrivelse

Beskrivelsen trenger ikke være lang, men den må være konkret. Ta med:

• Adresse og type lokale – leilighet, enebolig, kontor, butikk, oppgang.
• Areal i kvadratmeter, antall rom, bad og etasjer.
• Hvilke oppgaver som skal gjøres, gjerne som rom-for-rom-liste.
• Frekvens for faste oppdrag, eller dato og frist for engangsoppdrag.
• Tilkomst: nøkkel, kode, parkering, heis og åpningstider.
• Ønskede tillegg som vinduer, hvitevarer, balkong eller gulvbehandling.
• Spesielle forhold: husdyr, allergi, sensitive overflater eller utstyr.

Legg ved bilder når tilstand eller tilkomst er vanskelig å beskrive. Det gir mer presise tilbud.

Steg 2: Velg hvem du spør

Kontroller at firmaene er godkjent i Renholdsregisteret før du ber om tilbud. Det er unødvendig å bruke tid på å vurdere et tilbud du ikke lovlig kan akseptere. To eller tre tilbud er som regel nok for private oppdrag; for større bedriftsavtaler kan det være aktuelt med flere.

Steg 3: Hva et godt tilbud skal inneholde

• Firmanavn og organisasjonsnummer.
• En beskrivelse av hva som er inkludert – og hva som ikke er det.
• Pris: fastpris eller timepris med anslått tidsbruk, med eller uten mva.
• Tillegg: reise, parkering, utstyr, minstepris og ekstraoppgaver.
• Tidspunkt, varighet og eventuell oppstartsdato.
• Avvikshåndtering og vilkår for retting.
• Avbestilling, oppsigelse og prisjustering for faste avtaler.

Steg 4: Sett tilbudene side om side

Lag en enkel tabell med én kolonne per firma og én rad per punkt over. Fyll inn det som faktisk står i tilbudet – ikke det du tror er inkludert. Hull i tabellen er spørsmål du bør stille før du bestemmer deg.

Regn om til samme grunnlag: totalpris inkludert mva for engangsoppdrag, og pris per måned eller per år for faste oppdrag. Et tilbud med lav timepris men lang tidsbruk kan bli dyrere enn en høyere fastpris.

Steg 5: Vurder mer enn pris

Når tilbudene dekker det samme, bør du også vurdere:

• Hvor raskt og tydelig firmaet svarte på henvendelsen.
• Om firmaet stilte gode spørsmål om oppdraget.
• Om du får en fast kontaktperson.
• Erfaring med tilsvarende oppdrag og eventuelle referanser.
• Hvordan kvalitet følges opp over tid ved faste avtaler.

For bedrifter og borettslag

Næringsdrivende kjøpere har egne plikter. Arbeidstilsynet anbefaler å kontraktsfeste krav om godkjenning, gyldige HMS-kort, varsling ved tap av godkjenning eller bytte av underleverandør, og plikt til å følge lønns- og arbeidsvilkårene i allmenngjøringsforskriften. Se egne guider for bedrifter og for trappevask i borettslag.

Vanlige feil

• Å sende ulike beskrivelser til hvert firma.
• Å sammenligne priser med og uten mva.
• Å ikke spørre hva som ikke er inkludert.
• Å akseptere et muntlig tilbud uten skriftlig bekreftelse.

Mal du kan kopiere

Bruk teksten under som utgangspunkt når du ber om tilbud:

• Oppdrag: (for eksempel flyttevask, fast vaskehjelp eller kontorvask).
• Adresse og type lokale: (gate, sted, leilighet/hus/kontor, etasje, heis).
• Størrelse: (kvadratmeter, antall rom, bad og toaletter).
• Oppgaver: (liste over rom og oppgaver, eller vedlagt sjekkliste).
• Tillegg: (vinduer, ovn, balkong, bod, gulvbehandling).
• Tidspunkt: (dato, frist eller ønsket frekvens).
• Tilgang: (nøkkel, kode, parkering).
• Ønsker tilbud med: totalpris eller timepris inkludert mva, tillegg og vilkår for retting og avbestilling.

Spørsmål som avslører forskjeller

Når to tilbud ser like ut, kan noen få spørsmål vise forskjellene: Hvor mange personer kommer, og hvor lang tid regner dere med? Hva skjer hvis jobben tar lengre tid enn anslått? Hvordan dokumenterer dere at jobben er gjort? Hva skjer ved sykdom? Svarene gir et bedre bilde av hvordan firmaet jobber enn prisen alene.

Når du har valgt

Bekreft valget skriftlig, og be om en ordrebekreftelse eller kontrakt som viser det endelige omfanget og prisen. Gi beskjed til de andre firmaene om at du har valgt en annen leverandør. Ta vare på tilbudene; de kan være nyttige hvis du senere vil bytte eller forhandle på nytt.

Kort oppsummert

Gode sammenligninger starter med én felles oppdragsbeskrivelse. Send den til to–tre godkjente firmaer, legg tilbudene side om side, og regn om til samme prisgrunnlag inkludert mva. Se på omfang, vilkår og hvordan firmaet svarer før du ser på prisen. Det billigste tilbudet er bare det beste hvis det dekker det samme oppdraget, kommer fra en godkjent virksomhet og gir deg en tydelig avtale å holde deg til.

Vanlige spørsmål